Một số lưu ý đối với tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao điện tử chứng thực từ bản chính
Thứ nhất, để được cấp bản sao chứng thực điện tử hay thực hiện các TTHC trực tuyến, tổ chức, cá nhân cần phải có tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), để lập tài khoản bạn chỉ cần truy cập địa chỉ https://dichvucong.gov.vn , chọn đăng ký và làm theo hướng dẫn. Để đăng ký tài khoản dịch vụ công, sim số điện thoại phải là sim chính chủ (số CMND/CCCD dùng để đăng ký tài khoàn và đăng ký thuê bao di động phải của cùng một người).
Thứ hai, trước khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tổ
chức, cá nhân có thể đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Nếu đặt lịch hẹn, Tổ chức, cá nhân đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), chọn cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đặt lịch hẹn.
Thứ ba, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân
mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ
quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực
Thứ tư, bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài
khoản cổng DVCQG (trong trường hợp thông tin đăng ký trùng với thông tin tài
khoản DVCQG) hoặc gửi về email cho người đăng ký theo email do người đăng
ký cung cấp.
+ Phí chứng thực: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000
đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí
được tính theo trang của bản chính.
+ Thời hạn giải quyết: Trong ngày, cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
Thứ năm, về yêu cầu, điều kiện đối với bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao điện tử:
+ Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
+ Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ trường hợp: Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính./.
